Faxen behoort niet meer tot de eerste levensbehoeften van bedrijven maar in veel bedrijfstakken wordt de fax nog dagelijks gebruikt, denk aan de advocatuur, het notariaat, de zorgsector, en andere...

Goed nieuws voor iedereen voor wie faxen van toegevoegde waarde is!
Fonzer biedt een volledige faxoplossing zonder faxapparaat:

• ontvangen van faxen als PDF op één of meer emailadressen
• versturen van faxen door het uploaden van een PDF zonder dat je een faxapparaat nodig hebt
• inclusief een email-bevestiging dat de fax is verstuurd met een kopie voorblad

Inhoud

1. Een Faxbox aanmaken en medewerkers machtigen om faxen te ontvangen

2. Faxberichten ontvangen
2.1 Faxberichten per email ontvangen
2.2 Faxberichten in het User Panel van de Fonzer centrale bekijken en verwijderen

3. Faxberichten versturen
3.1 Voorbereiding
3.2 Het versturen van faxen via het Fonzer User Panel

1. Een Faxbox aanmaken en medewerkers machtigen om faxen te ontvangen

Je kan als volgt een Faxbox aanmaken:

1. Log in op de telefooncentrale
2. Ga links in het menu naar [Belplannen] en kies in het belplanmenu [Fax]
3. Je ziet de Faxboxen die reeds zijn aangemaakt.
4. Om een Faxbox toe te voegen, klik op [Toevoegen] en vul het scherm in:
   
   
   
   
5. Klik op [Toevoegen]. Je kan de Faxbox nu gebruiken in je belplannen.
   
   
   
6. Om ervoor te zorgen dat inkomende faxberichten binnenkomen, maak je een belplan voor het faxnummer. Ga via [Belplannen] naar [Belregels]. Je ziet hier de reeds aangemaakte belroutes staan.
   
   
7. Klik op [Toevoegen] om een nieuwe belroute aan te maken en vul de velden in:
   
   Naam van de belroute: geef hier een goed herkenbare naam.
   Intern nummer: geef dit belplan een eigen intern nummer, we adviseren hier 9199, 9299, enz.
   Extern nummer: kies hier uw faxnummer; zo koppel je de inkomende oproepen op dit nummer aan het belplan.
   
   Je krijgt een lege belroute te zien; klik nu op de Fax component links in de lijst, houd de muis ingedrukt en sleep deze naar het plaatsingskader [LEEG] in de belroute totdat de tekst verandert in [ITEM TOEVOEGEN]. Laat de muis nu los.
   
   
   
   
8. Een nieuwe scherm popt op waarin je één van je Faxboxen kan kiezen, die je in de vorige stappen hebt aangemaakt. vb. Fax RECEPTIE
   Klik vervolgens op [Opslaan] in dit scherm en tenslotte ook in het Belplan.
   Je Fax-belplan is nu helemaal klaar en je kan vanaf nu faxberichten ontvangen!
   
   

2. Faxberichten ontvangen

2.1  Faxberichten per email ontvangen

Faxberichten kunnen worden gemaild naar één of meer emailadressen – zie voorgaande instructies hoe je medewerkers kan machtigen voor een Faxbox.

Als bijlage ontvangen de geadresseerden de ingekomen fax als PDF-bestand.
Inkomende emailnotificaties van faxberichten zien er als volgt uit:
 

2.2  Faxberichten in het Userpanel van de Fonzer centrale bekijken en verwijderen

Een inkomend faxbericht op je faxnummer wordt door de Fonzer telefooncentrale ontvangen en omgezet in een PDF-document. Alle gemachtigde medewerkers kunnen de faxberichten in hun User Panel bekijken.
Om te zien welke medewerkers voor een Faxbox zijn gemachtigd, klik je op de gewenste Faxbox zodat de instellingen verschijnen. Onderaan zie je welke medewerkers gemachtigd zijn.

Een medewerker die gemachtigd is om faxen te ontvangen kan de volgende aanwijzingen volgen:

1. Een medewerker met de rol [USER] kan inloggen met zijn of haar eigen gegevens en komt dan in het Userpanel terecht, hier kan de gebruiker de faxberichten terugvinden van alle faxboxen waarvoor hij/zij is gemachtigd.
   Als [ADMINISTRATOR] kan je vanuit het gebruikersoverzicht ook doorklikken naar deze userpanels. Klik hiervoor op het omrande icoon achter de gemachtigde medewerker:
   
   
2. Het User Panel wordt nu geopend.
3. Klik links in het menu van het profielscherm op [Faxen]
   
   
4. Als je één Faxbox hebt, zie je automatisch de berichten van deze box. Als je meerdere Faxboxen hebt (bv. meerdere faxnummers) dan kan je bovenaan het overzicht selecteren welke Faxbox je wil openen. Klik daaropvolgend rechts bovenaan op [Ontvangen].
   In de lijst eronder vind je een overzicht van de ontvangen faxberichten met daarin:
   
     ° de datum en het uur waarop het faxbericht werd ontvangen
     ° het telefoonnummer van de verzender
     ° het aantal pagina’s van het bericht
     ° of het bericht nog niet/al wel gelezen is; ongelezen berichten zijn donkere regels
        -->wanneer je links het selectievakje aanklikt, krijg je bovenaan in het menu de keuze om het
              bericht als ongelezen/gelezen te markeren ofwel te verwijderen
     ° de status
     ° via het download-icoon (pijltje naar beneden) kan je het faxbericht downloaden in
       PDF-formaat
   
   
   

3. Faxberichten versturen

De Fonzer telefooncentrale bied je de mogelijkheid om faxen te versturen zonder dat je daar een faxapparaat voor nodig hebt! Deze revolutionaire feature geeft gevolg aan de wens van specifieke bedrijfstakken, zoals de advocatuur en het notariaat, om het faxverkeer te handhaven en toch niet afhankelijk te zijn van een vaste lijn van Proximus of andere spelers.

Als de fax succesvol verzonden is ontvang je in je mailbox de fax-ontvangstbevestiging.

Hieronder de instructies om een fax te versturen via de Fonzer telefooncentrale. 

3.1 Voorbereiding

Het verzenden van faxen wordt gedaan vanuit het [User Panel]: via de persoonlijke login van een gemachtigde gebruiker in uw organisatie. Als administrator kan je deze gebruiker permissie toekennen om faxen te versturen. Dat doe je als volgt:

1. Log in als [ADMINISTRATOR] op de Fonzer telefooncentrale.
2. Ga via het menu [Belplannen] naar [Fax] en klik op de juiste Faxbox. Is er nog geen Faxbox, maak deze dan eerst even aan. (zie hoofdstuk 1: Een Faxbox aanmaken en medewerkers machtigen om faxen te ontvangen)
   
   
3. Selecteer de medewerker(s) die u wilt machtigen om faxen te versturen en selecteer de juiste permissies. Je kan kiezen uit:

         Versturen: mogelijkheid om faxen te versturen
         Verwijderen: mogelijkheid om faxen te verwijderen
         Lezen: mogelijkheid om faxen te lezen
         Emailnotificatie: ontvangen van inkomende faxen als PDF per email

         Klik op [+] om de medewerker toe te voegen:
                     

         Kies je de permissie Versturen dan kan de gemachtigde medewerker vanuit zijn persoonlijke Fonzer User Panel zelf faxen                    versturen. 

3.2 Het versturen van faxen via het Fonzer User Panel

Een medewerker die gemachtigd is om faxen te versturen kan de volgende aanwijzingen volgen:

1. Ga naar je Fonzer panel en log in met je persoonlijke logingegevens. Als je rol [USER] is kom je onmiddellijk in het User Panel terecht.
   Als je rol [ADMINISTRATOR] is, ga dan naar [Gebruikers] -> klik achter je naam op het User Panel icoon:
   
   
2. Het User Panel wordt nu geopend.
3. Klik bovenin het beeld op [Faxen]
4. Klik op [Stuur fax]. Er verschijnt een formulier. Vul de velden in en kies op je computer het PDF-document dat je per fax wilt versturen.
   
   
   
5. Klik op [Versturen]: je fax wordt nu verstuurd.
6. Klik in het User Panel vervolgens op [Verzonden]: hier zie je een log van de faxberichten met: 
   ° de datum en het uur waarop de fax verstuurd is
   ° naar welk telefoonnummer/bestemmeling de fax verzonden werd
   ° de interne notitie
   ° het aantal pagina's van het bericht
   ° de status van de fax
   ° het download-icoon (pijltje naar onder) om het bericht te downloaden (PDF)
   
   
   
7. Je kan verzonden faxen ook downloaden via het download-icoon (pijltje naar beneden).
8. Wanneer je vooraan het bericht aanvinkt, krijg je bovenaan in het menu de optie om het te verwijderen als je deze permissie gekregen hebt.
   
   
9. Fax-ontvangstbevestiging:
   Zodra de fax verstuurd en succesvol ontvangen is, krijg je hiervan een emailnotificatie met als bijlage een voorblad met verzendrapport. Deze wordt gestuurd naar het email adres gekoppeld aan het account van waaruit de fax wordt gestuurd.
   
   
   
   In het geval het bericht niet verzonden kon worden krijg je hiervan ook een rapport: